Tietosuojaseloste - Mangrove

Tietosuojaseloste

Henkilötietolain (HetiL 523/99) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukainen tietosuojaseloste. Laatimispäivä: 27.4.2017, päivitetty 27.3.2020

1. Rekisterinpitäjä (jäljempänä yhtiö)
Mangrove Oy
Ruukinkatu 2-4
20520 Turku
toimisto@mangrove.fi

2. Tietosuojavastaava
Venla Vuorela
Ruukinkatu 2-4
20520 Turku
toimisto@mangrove.fi

3. Rekisterin nimi
Asiakas- ja markkinointirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

● Yhtiömme ja asiakkaamme välisen asiakassuhteen hoito ja ylläpito, sopimusten ja tilausten täytäntöönpano, niiden käsittely ja muiden vastaavien toimintojen täyttäminen perustuen asiakkaan ja yhtiömme väliseen sopimukseen
● Myynti-, markkinointi- ja/tai viestintätarkoituksiin sekä palveluviestien toteuttamiseen perustuen asiakkaan antamaan suostumukseen, sopimukseen ja/tai yhtiömme oikeutettuun etuun
● Oman toiminnan suunnitteluun, kehittämiseen, hallintaan, asiakaspalautteen keräämiseen, seurantaan ja raportointiin, laadun varmistamiseen sekä tietojohtamiseen perustuen asiakkaan antamaan suostumukseen tai sopimukseen
● Laskutusta ja perintää varten perustuen asiakkaan ja yhtiömme väliseen sopimukseen
● Lainmukaisten velvoitteidemme täyttämiseen liiketoimintaamme määrittelevien lakien vaatimien tietojen tallentamiseen
● Tilastollisen tutkimuksen, asiakastyytyväisyystutkimuksen tai markkinatutkimuksen suorittaminen perustuen asiakkaan antamaan suostumukseen tai sopimukseen.

5. Rekisterin tietosisältö
Markkinointitarkoitukseen tietosisältönä on pääosin sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Muita tietoja saattaa olla rekisteröidyn ilmoittamana: nimi, osoitetiedot ja asunnonhakukriteerit, talouden henkilömäärät, yhteydenottoajankohdat ja -tavat sekä viestisisältö. Markkinointitarkoituksessa keräämme henkilötiedoiksi lakien mukaan tulkittavia eväste- ja analytiikkatietoja, kuten alla olevassa ilmoituksessa kerromme, mutta näitä tietoja ei yhdistetä rekisterin muihin tietosisältöihin.

Asiakasuhteen aikana kerättävät tietosisällöt ovat: nimi, sähköposti, puhelinnumero, osoitetiedot, henkilötunnus, yritysasiakkaiden yritystiedot ja asiakasviestinnän tietosisällöt.

Asuntomyynnin tietosisältöinä ovat sopimuksen ja tilausten täytäntöönpanoon ja käsittelyyn liittyvät tiedot sekä dokumentit; kauppakirja ja sen sisältämät tiedot/liitteet sekä sopimuksen maksuvelvotteiden seuraaminen.

Vuokrakohteissa tietosisältöinä ovat vuokrasopimuksen ja vuokramaksuvelvoitteiden seuraamisen lisäksi lakisääteiset vuokrahakemuksen tietosisällöt: syntymäaika tai henkilötunnus, kansalaisuus, oleskelulupa, siviilisääty, ansiotiedot, ammatti/opiskelutiedot, luottotiedot (kyllä tai ei), kotitalouden koko, huollettavien määrä, liitteet hakemukselta tai muut hakijan antamat tekstikenttien tiedot (esim. asunnon tarve, lemmikkieläimet tai tupakointi).

6. Tietolähteet
Rekisterimme pääsääntöisenä tietolähteenä on rekisteröidyn suostumuksella hänen itsensä antamat tiedot, kun hän asioi kanssamme tai käyttää verkkopalvelujamme. Asiakassuhteen alkamisen jälkeen tietolähteinä ovat rekisteröidyn itsensä ilmoittamat tiedot ja yhtiömme henkilökunnan syöttämät tiedot.

7. Henkilötietojen mahdolliset vastaanottajat ja käsittelijät
Voimme luovuttaa henkilötietoja muille konserniin kuuluville yhtiöille soveltuvan lain sallimissa rajoissa tässä selosteessa kuvattuja tarkoituksia varten. Henkilötietoja voidaan siirtää konsernin yhtiöiden välillä sisäisiä hallinnollisia tarkoituksia varten, kuten raportointitarkoituksessa ja harjoittaaksemme liiketoimintaamme tehokkaasti, kuten käyttääksemme keskitettyjä tieto- ja viestintäjärjestelmiä. Henkilötietojen luovuttaminen konsernin sisällä perustuu oikeutettuun etuumme harjoittaa liiketoimintaamme ja hallita asiakassuhteitamme tehokkaasti.

Voimme luovuttaa tai antaa käsiteltäväksi henkilötietoja kolmansille osapuolille seuraavasti:
- lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa, esim. toimivaltaisen viranomaisen esittämän tietopyynnön toteuttamiseksi tai oikeudenkäyntimenettelyihin liittyen
- kun yhteistyökumppanimme (kuten RS-pankki, mahdollinen kiinteistövälitystoimisto, taloyhtiö, perintäyhtiö, taloushallintoyritys, isännöitsijätoimistoyritys tai urakoitsija) käsittelevät toimeksiannostamme osaa rekisterin henkilötiedoista meidän puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti. Huolehdimme tällöin aina henkilötietojesi asianmukaisesta käsittelystä.
- mikäli olemme mukana sulautumisessa, yritysjärjestelyssä taikka liiketoiminnan tai sen osan myynnissä
- kun arvioimme, että luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi
- sinun suostumuksellasi osapuolille, joita suostumus koskee.

8. Tietojen säännönmu-kaiset luovutukset ja siirrot EU/ETA ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tietoja ei käsitellä EU:n tai ETA:n ulkopuolisella palvelimella, ellei se ole rekisterinpitäjän tai sen yhteistyökumppanien teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista.

9. Henkilötietojen säilytysaika
Markkinointitarkoituksessa henkilötietoja säilytetään vain se aika kun henkilö on kiinnostunut kuulemaan viestejä tuotteistamme.

Henkilötietoja säilytetään sopimussuhteen ajan. Sen jälkeen niitä säilytetään tarpeellisilta osin liiketoimintaamme määrittelevien lakien ja asetusten sallimassa tai vaatimassa laajuudessa. Sen jälkeen tiedot hävitetään fyysisistä tallenteista ja tietojärjelstelmistämme asianmukaisesti.

10. Tarkastusoikeus ja oikaisuoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa häntä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastusoikeutta koskevat pyynnöt tulee lähettää kirjallisina ja allekirjoitettuina kohdassa 1. mainittuihin yhteystietoihin. Tiedot toimitetaan niin, että rekisteröidyn henkilöllisyydestä voidaan päästä varmuuteen.

Jos rekisteröidyissä tiedoissa on virheitä, rekisteröity voi esittää kohdassa 1. mainittuihin yhteystietoihin virheen oikaisua koskevan pyynnön.

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn ottamalla yhteyttä 1. kohdassa mainittuihin yhteystietoihin. Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää tietojensa poistoa tai siirtoa ja rajoittaa tai vastustaa tietojensa käsittelyä. On huomioitava että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

12. Automaattinen päätöksenteko tai profilointi
Emme käytä automaattista päätöksentekoa tai profilointia henkilötietojen käsittelyssä.

13. Suojauksen periaatteet
Rekisterin tietoja suojataan asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä tahattomalta ja/tai laittomalta pääsyltä, muutokselta, tuhoutumiselta tai muulta käsittelyltä mukaan lukien niiden luovuttamiselta ja siirrolta. Tietojärjestelmiin tallennetut tiedot on suojattu käyttöoikeuksilla sekä laitteiden fyysisellä suojauksella.

Yhtiömme tarjoaa henkilöstölle koulutusta ja ohjeistusta tietosuoja- ja tietoturva-asioissa.

 

Tietoa evästeiden käytöstä ja sivuston analytiikasta

Evästeet ovat koko nykyisen internetin käyttöhistorian käytössä olleita pieniä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat selaimelle tai päätelaitteelle eri sivustoilla vierailtaessa. Mekin keräämme näitä evästeitä, jotta voisimme kehittää sivustoamme entistä paremmin teitä kävijöitä palveleviksi. Hyödynnämme tietoja myös markkinoinnin mittaamisessa ja kohdentamisessa, jotta muistaisimme paremmin mieltymyksesi tai voisimme mukauttaa mainoksiamme mieltymyksiesi mukaan meidän tai toisten sivuilla. Sivustomme saattaa käyttää myös kolmansien osapuolten, kuten sosiaalisen median palveluiden evästeitä, jotta voimme taata mahdollisimman modernin ja sosiaalisen käyttäjäkokemuksen. Niitä hallinnoi kolmannen osapuolen palvelu ja lisätietoja niiden evästeiden käytöstä saat kyseisen osapuolen verkkosivuilta, mikäli käytät näitä palveluita. Haluamme olla vastuullinen yritys ja kertoa evästeiden käytöstä, koska se kuuluu tietosuojan velvoitteisiin. Toivomme että hyväksyt evästeiden käytön. Jos et haluaisi vastaanottaa evästeitä, pystyt sen estämään selaimen asetuksista, tällöin kuitenkin jotkut sivuston ominaisuuden saattaa lakkaa toimimasta. Missään tapauksessa emme yhdistä evästeiden tietoa markkinointirekisterimme muuhun tietosisältöön.

Meillä on myös sivustolla käytössä Google Analytics -analytiikkaohjelma, joka kertoo miten kävijät viihtyvät sivustollamme. Käytämme ohjelmaa voidaksemme kehittää sivustoamme entistä paremmaksi. Ohjelma saattaa tallentaa kävijöiden selaimelle tai päätelaitteelle evästeitä, jotka kertovat ohjelmalle vain perustietoja sivustolla käynneistä. Käytämme ohjelmaa vain tilastollisesti ja anonyymisti, emme jäljitä yksittäisten kävijöiden toimintaa tai emme yhdistä ohjelman tallentamaa tietoa markkinointirekisterimme muuhun tietosisältöön. Toivomme sinun hyväksyvän Google Analyticsin käytön, mutta voit myös estää sen asentamalla selaimeesi sen estävän lisäosan.

Päivitämme sivustoamme. Pahoittelemme mahdollisia häiriöitä.

OK