1. Rekisterinpitäjä (jäljempänä yhtiö)
Mangrove Yhtiöt Oy
Ruukinkatu 2-4
20520 Turku
toimisto@mangrove.fi

Mangrove Yhtiöt Oy:n alla toimivat Mangrove Oy, Mangrove Rakennuttaja Oy, Mangrove Asumisoikeus Oy sekä Mangrove Vuokra Oy, jonka osakkuusyhtiö on Länsi-Suomen Asunnot Oy ja tytäryhtiö Etelä-Suomen Kodit Oy.

2. Tietosuojavastaava
Venla Vuorinen
Ruukinkatu 2-4
20520 Turku
toimisto@mangrove.fi

3. Rekisterin nimi
Asiakas- ja markkinointirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

● Yhtiömme ja asiakkaamme välisen asiakassuhteen hoito ja ylläpito, sopimusten ja tilausten täytäntöönpano, niiden käsittely ja muiden vastaavien toimintojen täyttäminen perustuen asiakkaan ja yhtiömme väliseen sopimukseen
● Myynti-, markkinointi- ja/tai viestintätarkoituksiin sekä palveluviestien toteuttamiseen perustuen asiakkaan antamaan suostumukseen, sopimukseen ja/tai yhtiömme oikeutettuun etuun
● Oman toiminnan suunnitteluun, kehittämiseen, hallintaan, asiakaspalautteen keräämiseen, seurantaan ja raportointiin, laadun varmistamiseen sekä tietojohtamiseen perustuen asiakkaan antamaan suostumukseen tai sopimukseen
● Laskutusta ja perintää varten perustuen asiakkaan ja yhtiömme väliseen sopimukseen
● Lainmukaisten velvoitteidemme täyttämiseen liiketoimintaamme määrittelevien lakien vaatimien tietojen tallentamiseen
● Tilastollisen tutkimuksen, asiakastyytyväisyystutkimuksen tai markkinatutkimuksen suorittaminen perustuen asiakkaan antamaan suostumukseen tai sopimukseen.

5. Rekisterin tietosisältö
Markkinointitarkoitukseen tietosisältönä on pääosin sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Muita tietoja saattaa olla rekisteröidyn ilmoittamana: nimi, osoitetiedot ja asunnonhakukriteerit, talouden henkilömäärät, yhteydenottoajankohdat ja -tavat sekä viestisisältö. Markkinointitarkoituksessa keräämme henkilötiedoiksi lakien mukaan tulkittavia eväste- ja analytiikkatietoja, kuten alla olevassa ilmoituksessa kerromme, mutta näitä tietoja ei yhdistetä rekisterin muihin tietosisältöihin.

Asiakasuhteen aikana kerättävät tietosisällöt ovat: nimi, sähköposti, puhelinnumero, osoitetiedot, henkilötunnus, yritysasiakkaiden yritystiedot ja asiakasviestinnän tietosisällöt.

Asuntomyynnin tietosisältöinä ovat sopimuksen ja tilausten täytäntöönpanoon ja käsittelyyn liittyvät tiedot sekä dokumentit; kauppakirja ja sen sisältämät tiedot/liitteet sekä sopimuksen maksuvelvotteiden seuraaminen.

Vuokrakohteissa tietosisältöinä ovat vuokrasopimuksen ja vuokramaksuvelvoitteiden seuraamisen lisäksi lakisääteiset vuokrahakemuksen tietosisällöt: syntymäaika tai henkilötunnus, kansalaisuus, oleskelulupa, siviilisääty, ansiotiedot, ammatti/opiskelutiedot, luottotiedot (kyllä tai ei), kotitalouden koko, huollettavien määrä, liitteet hakemukselta tai muut hakijan antamat tekstikenttien tiedot (esim. asunnon tarve, lemmikkieläimet tai tupakointi).

6. Tietolähteet
Rekisterimme pääsääntöisenä tietolähteenä on rekisteröidyn suostumuksella hänen itsensä antamat tiedot, kun hän asioi kanssamme tai käyttää verkkopalvelujamme. Asiakassuhteen alkamisen jälkeen tietolähteinä ovat rekisteröidyn itsensä ilmoittamat tiedot ja yhtiömme henkilökunnan syöttämät tiedot.

7. Henkilötietojen mahdolliset vastaanottajat ja käsittelijät
Voimme luovuttaa henkilötietoja muille konserniin kuuluville yhtiöille soveltuvan lain sallimissa rajoissa tässä selosteessa kuvattuja tarkoituksia varten. Henkilötietoja voidaan siirtää konsernin yhtiöiden välillä sisäisiä hallinnollisia tarkoituksia varten, kuten raportointitarkoituksessa ja harjoittaaksemme liiketoimintaamme tehokkaasti, kuten käyttääksemme keskitettyjä tieto- ja viestintäjärjestelmiä. Henkilötietojen luovuttaminen konsernin sisällä perustuu oikeutettuun etuumme harjoittaa liiketoimintaamme ja hallita asiakassuhteitamme tehokkaasti.

Voimme luovuttaa tai antaa käsiteltäväksi henkilötietoja kolmansille osapuolille seuraavasti:
- lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa, esim. toimivaltaisen viranomaisen esittämän tietopyynnön toteuttamiseksi tai oikeudenkäyntimenettelyihin liittyen
- kun yhteistyökumppanimme (kuten RS-pankki, mahdollinen kiinteistövälitystoimisto, taloyhtiö, perintäyhtiö, taloushallintoyritys, isännöitsijätoimistoyritys tai urakoitsija) käsittelevät toimeksiannostamme osaa rekisterin henkilötiedoista meidän puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti. Huolehdimme tällöin aina henkilötietojesi asianmukaisesta käsittelystä.
- mikäli olemme mukana sulautumisessa, yritysjärjestelyssä taikka liiketoiminnan tai sen osan myynnissä
- kun arvioimme, että luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi
- sinun suostumuksellasi osapuolille, joita suostumus koskee.

8. Tietojen säännönmu-kaiset luovutukset ja siirrot EU/ETA ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tietoja ei käsitellä EU:n tai ETA:n ulkopuolisella palvelimella, ellei se ole rekisterinpitäjän tai sen yhteistyökumppanien teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista.

9. Henkilötietojen säilytysaika
Markkinointitarkoituksessa henkilötietoja säilytetään vain se aika kun henkilö on kiinnostunut kuulemaan viestejä tuotteistamme.

Henkilötietoja säilytetään sopimussuhteen ajan. Sen jälkeen niitä säilytetään tarpeellisilta osin liiketoimintaamme määrittelevien lakien ja asetusten sallimassa tai vaatimassa laajuudessa. Sen jälkeen tiedot hävitetään fyysisistä tallenteista ja tietojärjelstelmistämme asianmukaisesti.

10. Tarkastusoikeus ja oikaisuoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa häntä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastusoikeutta koskevat pyynnöt tulee lähettää kirjallisina ja allekirjoitettuina kohdassa 1. mainittuihin yhteystietoihin. Tiedot toimitetaan niin, että rekisteröidyn henkilöllisyydestä voidaan päästä varmuuteen.

Jos rekisteröidyissä tiedoissa on virheitä, rekisteröity voi esittää kohdassa 1. mainittuihin yhteystietoihin virheen oikaisua koskevan pyynnön.

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn ottamalla yhteyttä 1. kohdassa mainittuihin yhteystietoihin. Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää tietojensa poistoa tai siirtoa ja rajoittaa tai vastustaa tietojensa käsittelyä. On huomioitava että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

12. Automaattinen päätöksenteko tai profilointi
Emme käytä automaattista päätöksentekoa tai profilointia henkilötietojen käsittelyssä.

13. Suojauksen periaatteet
Rekisterin tietoja suojataan asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä tahattomalta ja/tai laittomalta pääsyltä, muutokselta, tuhoutumiselta tai muulta käsittelyltä mukaan lukien niiden luovuttamiselta ja siirrolta. Tietojärjestelmiin tallennetut tiedot on suojattu käyttöoikeuksilla sekä laitteiden fyysisellä suojauksella.

Yhtiömme tarjoaa henkilöstölle koulutusta ja ohjeistusta tietosuoja- ja tietoturva-asioissa.